     |
|
|
|
Edisi XII OKTOBER 2009
Statistik kunjungan
sejak 1 Oktober 2007
Last modified 06 Oktober, 2009
|
Legalisasi Dokumen Oleh : Nuradi Noeri & Sunarti Ichwanto PAGI itu seorang pria muda dengan pakaian necis terlihat bergegas memasuki ruangan Konsuler KJRI Dubai. Tanpa memperdulikan antrian di loket, pria itu langsung menyodorkan segepok dokumen ke petugas konsuler di loket. “Pagi pak, dokumen ini tolong dilegalisasi hari ini. Kalau KJRI tidak mau melegalisasinya, kami akan sulit melanjutkan negosiasi dengan pengusaha disini. Mereka minta dokumen ini di cap oleh KBRI!” ucap pemuda itu lantang. Zulkayan, petugas loket konsuler bengong melihat aksi pemuda yang terlihat kasar itu. Setelah memeriksa, petugas loket mengembalikan gepokan map itu. “Dokumen ini tidak bisa dilegasir oleh KJRI karena persyaratannya tidak lengkap!” ujar Zulkayan dengan tegas. Setelah menerima penjelasan mengenai persyaratan yang harus dipenuhi, pengusaha Indonesia berkulit putih itu mendengus dan melangkah cepat meninggalkan gedung KJRI.
Legalisasi Pengusaha muda itu hanya minta cap KJRI di dokumennya tapi kenapa petugas loket konsuler KBRI menolaknya? Bukankah Perwakilan RI harus membantu dunia usaha Indonesia apalagi yang akan bertransaksi di luar negeri. Nanti dulu, pemberian cap sebuah institusi tidaklah semudah itu. Memang salah satu tugas Perwakilan RI di luar negeri adalah memfasilitasi aktifitas kalangan usaha Indonesia di negara akreditasinya. Namun semua upaya itu harus dilakukan dalam koridor peraturan yang berlaku. Yang diminta oleh pengusaha Indonesia itu adalah legalisasi KJRI atas dokumen yang akan digunakan untuk melakukan transaksi dengan pengusaha setempat. Pengertian dari legalisasi adalah pembuktian bahwa dokumen yang dibuat oleh para pihak itu memang benar ditanda tangani oleh para pihak dan proses itu disaksikan oleh seorang Pejabat Umum dalam hal ini adalah Notaris pada tanggal yang sama dengan waktu penandatangangan itu. Dalam kasus si pengusaha muda tadi, dokumen yang dibawa ke luar negeri harus dilegalisir oleh Notaris di Indonesia. Untuk dokumen yang berbahasa Indonesia harus diterjemahkan dulu ke bahasa Inggris atau bahasa setempat oleh penerjemah resmi / tersumpah dan baru dilegalisasi oleh Notaris. Setelah itu, dokumen tersebut di bawa ke Direktorat Perdata, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Departemen Hukum dan HAM untuk dimintakan legalisasi. Untuk dokumen yang merupakan salinan akta notaris dapat langsung dibawa ke Departemen Hukum dan HAM. Disini dilakukan pencocokan tandatangan notaris karena semua notaris yang akan berpraktek harus mengirimkan contoh tanda tangannya ke Departemen Hukum dan HAM. Selesai? Belum, “dokumen yang telah dilegalisasi oleh Departemen Hukum dan HAM di legalisasi lagi di Direktorat Konsuler Departemen Luar Negeri” ujar Rahmadi Utomo Sukotjo, Kasubdit Perijinan Penerbangan dan Perkapalan serta Legalisasi, Direktorat Kosnuler Deplu. Dari Deplu, si pengusaha muda itu harus membawa segepok dokumen itu ke Kedutaan Besar negara yang dituju di Jakarta untuk mendapatkan legalisasi. Sampai disini, proses ngurus dokumen di Indonesia selesai, pemohon tinggal berangkat ke negara dimana ia akan melakukan transaksi dan meminta legalisasi dari Perwakilan RI di negara tersebut. Bila ketentuan di negara itu mengharuskannya untuk mendapatkan legalisasi dari instansi di negara setempat maka hal itu akan mudah karena sudah ada legalisasi Kedutaan Besar negara tersebut di Jakarta.
Proses legalisasi Sebenarnya yang dilakukan dalam proses legalisasi oleh instansi selain Pejabat Umum seperti Notaris hanya mencocokan tanda tangan dan identitas diri pejabat yang menerbitkan legalisasi sebelumnya. “Misalnya, pejabat Departemen Hukum dan HAM mencocokan tanda tangan notaris, pejabat Direktorat Konsuler Deplu melegalisasi tandatangan pejabat Direktorat Perdata dan pejabat Kedutaan Besar negara yang dituju di Jakarta melegalisasi tandatangan pejabat Direktorat Konsuler Deplu demikian seterusnya” tambah Rahmadi. Bagaimana mengetahui keaslian tanda tangan pejabat yang dilegalisasi? Semua instansi terkait selalu melakukan koordinasi dan pembaruan data pejabat yang berwenang untuk melakukan legalisasi. Prinsip dasar dalam pemberian legalisasi oleh Perwakilan RI dan instansi pemerintah lainnya adalah tidak ada implikasi hukum yang akan merugikan Pemerintah RI, tidak bertentangan dengan UU dan peraturan RI dan tidak diluar wewenang dan ketentuan yang berlaku. “Jadi, Deplu dan Perwakilan RI yang melegalisasi tidak bertanggung jawab terhadap isi dokumen itu” kata Rahmadi. Terdapat berbagai jenis dokumen yang dapat dilegalisasi oleh Perwakilan RI di luar negeri (lihat box). Dari segi peruntukannya, jenis dokumen yang dapat dilegalisasi oleh Perwakilan RI adalah dokumen dari Indonesia yang akan digunakan di luar negeri, dokumen yang dibuat dan digunakan di luar negeri dan dokumen yang dibuat di luar negeri namun akan digunakan di Indonesia. Persyaratan yang diperlukan untuk legalisasi dokumen dapat dilihat di wesbite Perwakilan RI di negara yang dituju. Cukup rumit jalan yang harus ditempuh untuk mengurus legalisasi dokumen, namun kepercayaan mitra dagang jauh lebih penting untuk diutamakan. Bila kepercayaan dapat terjalin paling tidak dengan kelengkapan dokumen maka kelangsungan bisnis kemungkinan besar akan lancar. Demikian halnya dengan si pengusaha muda diatas, setelah melengkapi seluruh persyaratan yang diperlukan, sebulan kemudian ia kembali ke loket Konsuler KJRI Dubai. “Naa ini baru ok..” ujar petugas konsuler. Seminggu kemudian pemuda itu kembali lagi ke KBRI, kali ini untuk mengurus perijinan nikah. “Lengkap nggak nih dokumennya?” tanya petugas loket. “Lengkap dong, tolong agak cepet ya Pak ngurusnya...ujarnya sambil tersenyum. Dokumen yang dapat dilegalisasi Perwakilan RI
1. Akte Kelahiran
|
